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Comment régulariser les charges ?
La régularisation des charges est possible uniquement si les charges sont en provisions. Avant de commencer, assurez-vous que le bail concerné est bien renseigné et actif.
Comment régulariser les charges ?
Suivez ces étapes pour régulariser les charges :
- Etape 1 : accédez à la section “Mes biens” du menu principal
- Etape 2 : cliquez sur le logement concerné
- Etape 3 : cliquez sur le bail concerné
- Etape 4 : cliquez sur le bouton “Régulariser les charges” pour effectuer la régularisation des charges du bail en question.
Attention : Pour l’année de régularisation, si les charges récupérables auprès de votre locataire sont égales aux provisions versées par celui-ci, le montant des provisions ne sera pas modifié. Dans ce cas, le solde de régularisation sera neutre, signifiant qu'aucun ajustement n'est nécessaire.
Quand le nouveau montant des charges régularisées prend-il effet ?
La prise d’effet du nouveau montant des charges dépend des conditions suivantes :
- Sans signature électronique et sans courrier LRAR : 30 jours après la validation de la régularisation de charges, le nouveau montant des charges régularisées prend effet à la prochaine échéance de paiement du loyer.
- Avec signature électronique et envoi LRAR : 30 jours après la l'envoi du courrier LRAR, le nouveau montant des charges régularisées prend effet à la prochaine échéance de paiement du loyer.
Quand le locataire est-il informé que ses charges sont régularisées ?
L’information au locataire varie selon les conditions suivantes :
- Sans signature électronique et sans courrier LRAR : lorsque vous validez la régularisation des charges, un email sera directement envoyé à votre locataire avec la lettre de régularisation en pièce jointe ;
- Avec signature électronique et envoi LRAR : le locataire sera informé lorsqu’il recevra la lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. L’envoi de la lettre recommandée s’enclenche une fois la signature électronique réalisée.
Comment est calculée la régularisation des charges ?
Smop compare le montant des charges récupérables réelles payées par le propriétaire-bailleur avec les provisions sur charges déjà payées par le locataire.
- Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles : la lettre Smop informe le locataire que le propriétaire doit lui rembourser le trop-perçu, et le nouveau montant de la provision sur charge est diminué.
- Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles : la lettre Smop informe le locataire qu'il doit payer le complément, et le nouveau montant de la provision sur charge est augmenté.
Où est archivée la lettre de régularisation des charges ?
Une fois que la régularisation des charges est validée, la lettre est archivée dans les documents du locataire.
Pourquoi ne puis-je pas régulariser les charges ?
La régularisation des charges n’est pas disponible pour les raisons suivantes :
- Vous avez indiqué, lors de l’ajout du bail ou de la création d’un bail, que les charges sont au forfait, ou une absence de charge ;
- Vous avez indiqué, lors de l’ajout du bail, qu’une régularisation de charges a déjà été réalisée cette année pour la date de la dernière régularisation de charges ;
- Vous avez déjà réalisé une régularisation de charge sur Smop pour l’année souhaitée ;
Comment régulariser les charges d’une location terminée ?
Si le bail est inactif (les locataires ont quitté les lieux), vous pouvez toujours régulariser les charges en suivant ces étapes :
- Etape 1 : Accédez à la section "Mes biens" dans le menu principal.
- Etape 2 : Cliquez sur le logement concerné.
- Etape 3 : Cliquez sur l'onglet "Historique des locations".
- Etape 4 : Sélectionnez le bail en question.
- Etape 5 : Cliquez sur le bouton "Régulariser les charges" pour effectuer la régularisation des charges du bail concerné.
Comment suivre l'état d'une régularisation de charges ?
Lorsque vous réalisez une régularisation de charges, vous pouvez suivre son état en vérifiant le statut dans l’onglet "Régularisation des charges" du bail. Deux statuts sont disponibles :
- Statut “Récapitulatif” : La régularisation est en cours et n’a pas encore été finalisée. Elle n’est donc pas encore prise en compte sur Smop.
- Statut “Terminée” : La régularisation a été finalisée et est désormais prise en compte sur Smop.
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